Datenschutz in der Volkshochschule Oldenburg gGmbH

Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist die Volkshochschule Oldenburg gGmbH, gesetzlich vertreten durch den Geschäftsführer Andreas Gögel, Karlstraße 25, 26123 Oldenburg, Telefon: 0441 92391-12, E-Mail: goegel@vhs-ol.de (nachfolgend „wir“ genannt).

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten: Herr Jan Orbahn, Karlstraße 25, 26123 Oldenburg, Telefon: 0441 92391-30, E-Mail:  datenschutz@vhs-ol.de.

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten, um Kurse, Seminare oder Veranstaltungen durchzuführen; Sie über diese Angebote zu informieren, im Nachgang qualitätsrelevante Fragen zu stellen sowie die Abrechnung dieser Angebote zu ermöglichen. Wir prüfen ggf. nach, ob Sie an bestimmten Kurse teilnehmen dürfen oder Ermäßigungen erhalten können (z. B. Volljährigkeit, Leistungsbezug etc.).

Bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten berufen wir uns auf die Rechtsgrundlagen nach Artikel 6 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Die im Anmeldebogen bzw. bei Anmeldung abgefragten Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung verwendet. Hierbei wird zwischen zwingend anzugebenden Daten (durch Sternchen gekennzeichnet) und freiwillig anzugebenden Daten unterschieden. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Name, Adresse, Geburtsjahr) kann kein Vertrag geschlossen werden.

Warum erheben wir folgende Daten?

• Geburtsjahr:
  Ihr Geburtsjahr erheben wir, um sicherzustellen, dass Sie volljährig sind bzw. bei Minderjährigkeit notwendige Maßnahmen zu treffen. Für besondere Kurse, z. B. Aktzeichnen, kann die Angabe des Geburtsdatums zwingend erforderlich sein.
• Festnetz- bzw. Mobilfunknummer:
  Die Abfrage Ihrer Festnetz- bzw. Mobilfunknummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse, Sie bei Kursänderungen unmittelbar kontaktieren zu können. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Sie ggf. nicht rechtzeitig informieren, z. B. über Terminverschiebungen.
  Wir nutzen diese Kontaktdaten ggf. auch um Sie bei Fragen zur Qualität unserer Angebote zu kontaktieren. Dies erfolgt in unserem berechtigten Interesse, unser Angebot verbessern zu können.
• Kontodaten:
  Durch Angabe von IBAN, Name und Vorname des Kontoinhabers können Sie uns ein Lastschriftmandat erteilen.
  Die freiwilligen Zusatzangaben dienen ebenfalls der Durchführung des Lastschriftmandats. Wenn Sie uns die zwingend erforderlichen Bankdaten nicht bereitstellen, erfolgt keine Lastschrift und Sie müssen die Zahlung des Kursbeitrags anderweitig veranlassen, z. B. Überweisung oder Barzahlung.

Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden elektronisch gespeichert. Die hierdurch entstehenden Datenbanken und Anwendungen können durch von uns beauftragte IT-Dienstleister betreut werden. Die Bereitstellung Ihrer Daten durch Sie ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.
Die Nichtangabe von freiwilligen Daten hat keine Auswirkungen.

Wir nutzen die bereitgestellten E-Mail-Adressen, um Ihnen Informationen zu unserem Kurs-Programm zur Verfügung zu stellen.

Wir nutzen die bereitgestellte Postanschrift, um Ihnen zulässige Postwerbung zukommen zu lassen.

Wir berufen uns hierbei auf unser berechtigtes Interesse, Sie über unser Angebot zu informieren.

Diese Mailings (E-Mail) bzw. Werbesendungen (Post) orientieren sich an den Kursen, die Sie in der Vergangenheit gebucht haben. Sollten Sie länger als drei Jahre keinen Kurs bei uns gebucht haben, dann nutzen wir Ihre Daten nicht mehr für Werbezwecke.

Sie können der Nutzung Ihrer Adresse bzw. E-Mail-Adresse jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Den Widerspruch können Sie uns über jedweden Kommunikationskanal (z. B. Brief, E-Mail) mitteilen.

Wir nutzen die bereitgestellten E-Mail-Adressen, um Ihnen digitale Evaluationen/Kundenbefragungen zur Qualität unserer Angebote zukommen zu lassen. Diese Evaluationen sind anonym.

Wir berufen uns hierbei auf unser berechtigtes Interesse, die Kundenzufriedenheit mit unseren Angeboten zu ermitteln bzw. Informationen zu sammeln, die für die Verbesserung unserer Qualität relevant sind.

Sie können der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Den Widerspruch können Sie uns über jedweden Kommunikationskanal (z. B. Brief, E-Mail) mitteilen.

Wenn Sie über das allgemeine VHS-Angebot, besondere Veranstaltungen o. ä. informiert werden möchten, so können Sie uns eine Einwilligung erteilen, Ihre E-Mail-Adresse zur Zusendung von Werbeinformationen zu verwenden.

Ohne Ihre Einwilligung werden wir Ihre E-Mail-Adresse nicht für die Zustellung des Newsletters verwenden. Um Missbrauch vorzubeugen und sicherzustellen, dass Sie der tatsächliche Inhaber der bei der Newsletter-Anmeldung angegebenen E-Mail-Adresse sind, wird von uns das sogenannte »Double Opt-in«-Verfahren angewandt: Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie die Newsletter-Anmeldung innerhalb von 24 Stunden durch Anklicken eines Links bestätigen müssen. Erst nach erfolgter Betätigung erhalten Sie unseren Newsletter zugestellt. Erfolgt keine Bestätigung, wird auch kein Newsletter an die entsprechende Adresse verschickt und die Anmeldedaten werden nach Ablauf der 24-Stunden-Frist wieder gelöscht.

Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Widerruf können Sie uns über jedweden Kommunikationskanal (z. B. Brief, E-Mail, Link im Newsletter) mitteilen.

Bei Nutzung unserer Kontaktmöglichkeiten, z. B. per E-Mail oder Telefon, werden Sie gegebenenfalls aufgefordert, persönliche Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) anzugeben, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind. Dies dient abhängig von Ihrer Stellung als Interessent oder Kursteilnehmer*in der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder der Vertragserfüllung. Die übrigen Angaben sind freiwillig.

Ohne Bereitstellung der Pflichtangaben erhalten Sie von uns keine Antwort. Die Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben bleibt folgenlos.

Wir nutzen in Ausnahmefällen die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten, wenn wir Kontakt mit Ihnen aufnehmen wollen, um Sie auf individuelle Anliegen anzusprechen (z. B. Nutzung von Kurserzeugnissen für die Werbung, Nutzung von individueller Meinungskundgabe für die Werbung etc.). Wir berufen uns auf unser berechtigtes Interesse.

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn wir hierzu aufgrund des geltenden Rechts berechtigt oder verpflichtet sind (aufgrund der Rechtsgrundlagen der DSGVO, Artikel 6). Gleiches gilt, wenn wir Ihre Daten von Dritten erhalten.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten (pbD) an folgende Empfänger weiter, wenn dies aus verschiedenen Gründen notwendig sein sollte:

• Dozent*innen erhalten Ihre pbD (Name, Kontaktdaten) für die Vorbereitung und Durchführung des Kurses. Dies schließt Kontaktaufnahme bei Änderungen (z. B. Ausfall eines Kurstages) ein. Diese Übermittlung geschieht aufgrund des berechtigten Interesses von VHS und Dozent*innen den Kurs reibungslos zu organisieren und unsere Kunden über Kursausfälle und –änderungen zu informieren.
• Kostenträger, z. B. die Agentur für Arbeit, Jobcenter etc. erhalten von uns pbD, wenn dies zur Durchführung von Kursen erforderlich ist, die durch öffentliche Mittel gefördert werden bzw. wenn wir zur Weitergabe der pbD aufgefordert werden. Diese Übermittlung geschieht aufgrund rechtlicher Verpflichtungen.
• Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge erhält bei Integrationskursen, Berufssprachkursen und ähnlichen BAMF-finanzierten Angeboten pbD aufgrund rechtlicher Verpflichtungen.
• Prüfungsinstitute (z. B. Cambridge- oder Telc-Sprachprüfungen, IHK-Prüfungen, Xpert, Finanzbuchhalter, Schulabschlüssen) erhalten pbD, um die Organisation und Durchführung von zertifizierten Prüfungen zu ermöglichen. Diese Übermittlung dient vorvertraglichen Maßnahmen bzw. der Vertragserfüllung.
• Der Deutsche Volkshochschul-Verband erhält pbD, wenn die VHS Oldenburg einen vhs.cloud-Account einrichtet. Hierzu leiten wir erforderliche Daten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Kurs) weiter. Diese Übermittlung dient vorvertraglichen Maßnahmen bzw. der Vertragserfüllung.
• Befinden Sie sich mit einer Zahlung in Verzug, behalten wir uns vor, Ihre Daten (Name, Anschrift, Geburtsjahr) an einen Inkassodienstleister oder an die Justiz weiterzuleiten. Diese Übermittlung dient der Durchsetzung der Forderung als berechtigtes Interesse.

Eine Berechtigung zur Weitergabe von Daten liegt auch dann vor, wenn Dritte die Daten in unserem Auftrag verarbeiten: Wenn wir unsere Geschäftstätigkeiten (z. B. Betrieb der Website, Angebotsanpassung, Teilnehmersupport, Erstellen und Versenden von Werbematerial, Newsletter, Datenanalyse und gegebenenfalls Datenbereinigung, Zahlungsabwicklung) nicht selbst vornehmen, sondern von anderen Unternehmern vornehmen lassen – und diese Tätigkeiten mit der Verarbeitung Ihrer Daten verbunden ist – haben wir diese Unternehmen zuvor vertraglich verpflichtet, die Daten nur für die uns rechtlich erlaubten Zwecke zu verwenden. Wir sind befugt, diese Unternehmen insoweit zu kontrollieren.

Wir geben im alltäglichen Geschäft keine Daten an Drittländer außerhalb der EU weiter.

Wir nutzen für unsere Angebote (vereinzelt) folgende Software:

• Microsoft Office
• Microsoft Windows
• Zoom

Dabei kann es zur Übermittlung Ihrer Daten in die USA kommen. Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor, d. h. es wird ein den EU-Standards entsprechendes Datenschutzniveau sichergestellt. Die VHS prüft, ob die genutzten Unternehmen nach den Regeln dieses Angemessenheitsbeschlusses zertifiziert sind. Zudem werden Möglichkeiten ergriffen, um Datenübertragung über diese Programme zu vermeiden (z. B. Anpassung der Einstellungen).

Videokonferenzen, die über Zoom X und die vhs.cloud laufen, werden nur auf europäischen Servern verarbeitet. Der DVV hat entsprechende Rahmenverträge mit der Telekom und Zoom geschlossen.

Nach Vertragsabwicklung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. In diesem Fall werden diese Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt.

Ihre Daten werden für jegliche andere Verwendung gesperrt, außer für die notwendigen oder zulässigen Zwecke der Verarbeitung (siehe oben).

Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung, erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht.

Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unserer Kontaktdaten bereitgestellt haben, werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Kommunikation zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen wird für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist gespeichert.

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten über Sie bei uns gespeichert sind und zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt. Ferner können Sie den Datenverarbeitungen widersprechen und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen lassen.

Darüber hinaus sind Sie berechtigt, unrichtige Daten korrigieren und Daten sperren oder löschen zu lassen, soweit die Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr jeweiliges Anliegen können Sie durch Nutzung der unter Verantwortlichkeit genannten Kontaktdaten an uns richten.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus Datenschutzgründen nur nach einer persönlichen Identitätsfeststellung durch Ausweispapiere Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten geben können. Eine Anfrage per Telefon, per Telefax oder per E-Mail ist nicht möglich, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Neben den zuvor genannten Rechten haben Sie außerdem grundsätzlich das Recht, sich bei der niedersächsischen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Weitere Auskünfte erhalten Sie beim oben genannten Datenschutzbeauftragten der VHS Oldenburg.

Zur sicheren Authentifizierung und Verschlüsselung der Verbindung zwischen Ihrem Browser und unserer Website www.vhs-ol.de verwenden wir das HTTPS-Protokoll (HyperText Transfer Protocol Secure; deutsch: sicheres Hypertext Übertragungs­protokoll), wodurch alle zwischen Browser und Website ausgetauschten Daten sicher übertragen werden.

Jeder Zugriff auf das Internetangebot der VHS Oldenburg wird in einer Protokolldatei für eine begrenzte Zeit mit folgenden Daten gespeichert:

• die öffentliche IP-Adresse des zugreifenden Gerätes oder Netzwerkes,
• das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs,
• die Adresse (relativer URI) der abgerufenen Datei,
• die Meldung, ob der Abruf erfolgreich war,
• die übertragene Datenmenge,
• der Referrer – die Internetadresse (absoluter URI), von der aus der Zugriff erfolgt ist,
• der User-Agent-Header – vom Browser bereitgestellte Informationen über Browser-Typ und -Version sowie das verwendete Betriebssystem.

Diese Daten werden für statistische Zwecke und Zwecke der Datensicherung sowie zur Optimierung des Internetangebotes ausgewertet. Es erfolgt keine personenbezogene Auswertung oder Profilbildung.

Dessen ungeachtet behalten wir uns vor, die Protokolldatei nachträglich zu überprüfen und betroffene IP-Adressen auszuwerten, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.

Wir nutzen die Software Matomo in einer Premium-Variante, um die Nutzung unserer Website auszuwerten. Die IP-Adressen der Website-Nutzer werden anonymisiert und regelmäßig gelöscht.

Die von uns verwendeten Sitzungs-Cookies (Session Cookies) werden nach Ende Ihrer Browser-Sitzung wieder vom Speichermedium Ihres Endgeräts gelöscht. Sie sind technisch für die Verwaltung der Browser-Sitzung auf unserer Website erforderlich, um deren Funktion sicherzustellen (z. B. der Warenkorb mit der Anmeldefunktion).

Unser Online-Angebot kann Links zu Webseiten anderer Anbieter oder Institutionen enthalten. Wir haben keinen Einfluss darauf, ob und wie diese Anbieter Ihre personenbezogenen Daten nutzen.

Die VHS Oldenburg nutzt die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nicht, um diese direkt oder indirekt in den Sozialen Medien zu nutzen oder zu präsentieren. Die Daten werden auch nicht genutzt, um Sie über Soziale Medien zu kontaktieren. Sollte eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang angestrebt werden, so nimmt die VHS Kontakt zu Ihnen auf und wird um Einverständnis bitten.

Die VHS Oldenburg nimmt die Diskussion um den Datenschutz in sozialen Netzwerken sehr ernst. Gegenwärtig ist rechtlich nicht abschließend geklärt, ob und inwieweit diese Netzwerke ihre Dienste im Einklang mit dem europäischen Datenschutzrecht anbieten.

Wir weisen daher ausdrücklich darauf hin, dass die seitens der VHS Oldenburg genutzten Dienste Facebook, Instagram und YouTube die Daten ihrer Nutzerinnen und Nutzer (u. a. auch persönliche Informationen) entsprechend ihrer Datenverwendungsrichtlinien speichern und für geschäftliche Zwecke nutzen.

Wir haben weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungs­vorgänge, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke sowie die Speicherfristen bekannt. Einzelheiten hierzu sowie zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Daten können Sie den Datenschutz­hinweisen der Netzwerk-Anbieter entnehmen.

Die auf unserer Website zur Verfügung gestellten Funktionen zum Teilen von Links auf Facebook und X (vormals Twitter) sind nicht über die Einbindung externer Scripte (Social-Media-Plugins), sondern mittels normaler Links realisiert, so dass kein Tracking Ihres Besuches nur durch Anzeige des jeweiligen Teilen-Links erfolgen kann. Erst bei Nutzung eines Teilen-Links durch Sie wird die jeweilige Seitenadresse an das entsprechende soziale Netzwerk übertragen. Bei eingebetteten YouTube-Videos ist der erweiterte Datenschutzmodus aktiviert.

Dabei kann es zur Übermittlung Ihrer Daten in die USA kommen. Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor, d. h. es wird ein den EU-Standards entsprechendes Datenschutzniveau sichergestellt (siehe oben).

Verschiedene Kurse und Veranstaltungen sind mit einem Kurs in der vhs.cloud verbunden. Bitte beachten Sie auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzbestimmungen der vhs.cloud, betrieben vom Verein Deutscher Volkshochschul-Verband e. V.

Für Terminvereinbarungen nutzen wir das Terminmanagement-System Timeacle. Dabei werden Ihr Nachname, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer von Timeacle erfasst und an uns weitergeleitet. Bitte beachten Sie auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzbestimmungen von Timeacle.

Videokonferenzen, die über Zoom X und die vhs.cloud laufen, werden nur auf europäischen Servern verarbeitet. Der DVV hat entsprechende Rahmenverträge mit der Telekom und Zoom geschlossen.

Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist.

Im Rahmen Ihrer Anmeldung für einen Kurs werden Ihre personenbezogenen Daten verschlüsselt übertragen. Hierzu verwenden wir insbesondere die Verschlüsselungs­technologie SSL (Secure Socket Layer). Bitte berücksichtigen Sie, dass wir uns zwar bemühen, eine sichere und zuverlässige Website für Nutzer zu gestalten, ein Zugriff Dritter jedoch nicht hundertprozentig ausgeschlossen werden kann.

Bitte beachten Sie, dass bei der Kommunikation per E-Mail keine vollständige Vertraulichkeit und Datensicherheit gewährleistet ist. Wir empfehlen daher bei vertraulichen Informationen den Postweg.